Carrièrewebsite

Maak verbinding met ons

Reeds verbonden? Log in.

Waar bent u het meest in geïnteresseerd?

Wat past het beste bij u?

Verbinden met

of
Bedoelde u @

Mars, Incorporated Wereldwijd beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens van medewerkers

Overzicht

Mars, Incorporated erkent en ondersteunt de noodzaak van redelijke bescherming met betrekking tot de privacy van "Persoonsgegevens" verzameld door of via Mars, Incorporated en haar bedrijvenfamilie ("Mars"). Daarom heeft Mars dit wereldwijde beleid inzake de bescherming van de persoonsgegevens van medewerkers ("beleid") opgesteld en aangenomen om richtlijnen te geven voor de bescherming van de privacy en beveiliging van de persoonsgegevens van medewerkers.

Als u zich in de Europese Unie bevindt, dan is de dochtermaatschappij of het filiaal van Mars waar u in dienst bent of waarvoor u werkt de verantwoordelijke gegevensbeheerder voor het verzamelen en gebruik van uw persoonsgegevens. Als u een vraag heeft over het gebruik van uw persoonsgevens, kunt u contact opnemen met de gegevensbeheerder via de Mars Global Privacy Officer via de onderstaande gegevens.

Toepassingsgebied

Dit Beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens van medewerkers die door Mars worden verwerkt, evenals de persoonsgegevens van andere medewerkers (waaronder tijdelijke medewerkers, agenten, onderaannemers, consultants en verkopers die op de hoogte zijn van de toepasselijkheid van dit beleid op hun persoonlijke gegevens, hoewel zij geen medewerkers van Mars zijn), en de persoonsgegevens van gezinsleden van medewerkers. Zo nu en dan kan dit beleid worden aangevuld door mededelingen van Mars People & Organization ("P&O") of de Mars Global Privacy Officer. Alle medewerkers en degenen die onder dit beleid vallen zijn verplicht dit beleid door te nemen en in acht te nemen. Daarnaast wordt van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens verwacht dat ze helpen bij het beschermen van persoonsgegevens door dit beleid na te leven.

Met het aannemen en naleven van dit beleid beoogt Mars te voldoen aan de toepasselijke wetten, regels en voorschriften die de privacy van Persoonsgegevens beschermen in de rechtsgebieden waarin Mars actief is. Wetten in specifieke rechtsgebieden kunnen vereisen dat Mars dit Beleid aanvult om te voldoen aan lokale wetten en niets in dit Beleid is bedoeld om de rechten en verplichtingen van Mars of de rechten van Gegevenssubjecten onder lokale wetten te beperken. Niets in dit Beleid is bedoeld als arbeidsovereenkomst of anderszins. Mars kan dit Beleid indien nodig zo nu en dan wijzigen.

Beleid inzake de privacy van persoonsgegevens van medewerkers

Algemene definities

Termen die beginnen met een hoofdletter die niet anderszins in dit Beleid zijn gedefinieerd, hebben de volgende betekenissen:

- 2 -

"Medewerker" betekent een full-time of part-time werknemer bij Mars.

"Agent" betekent een derde die Persoonsgegevens verwerkt namens en volgens de instructies van Mars.

"Gegevenssubject" betekent de geïdentificeerde of identificeerbare persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben.

"EER" verwijst naar de Europese Economische Ruimte, welke de landen van de Europese Unie en aanvullende niet-EU-landen (momenteel IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) inhoudt en wat vrijhandel tussen deze landen mogelijk maakt.

"Persoonsgegevens" betekent alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

"Verwerken" betekent het uitvoeren van handelingen op Persoonsgegevens, al dan niet op geautomatiseerde wijze, zoals verzamelen, vastleggen, organiseren, structureren, opslaan, aanpassen, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, bekendmaken door overdracht, verspreiden of anderszins beschikbaar maken, uitlijnen of combineren, beperken, wissen of vernietigen.

"Gezinslid" betekent een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die een familielid, wettelijke voogd of vertegenwoordiger, geregistreerd partner of andere persoon is in een wettelijk erkende relatie met een Medewerker.

"Gevoelige Gegevens" betekent speciale categorieën van Persoonsgegevens die krachtens de wet aanvullende beschermingen genieten, afhankelijk van het rechtsgebied, waaronder, maar niet beperkt tot:

  • Informatie die raciale of etnische afkomst aanduidt, politieke meningen, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, gezondheid of seksleven of die het plegen of vermeend plegen van een misdrijf vermeldt, een procedure voor een overtreding die is gepleegd of vermeend is gepleegd of beschikkingen van dergelijke procedures, of de gerechtelijke uitspraak in dergelijke procedures
  • Alle door de overheid afgegeven identificatienummers (identificatienummer van een werkgever of belastingplichtige, burgerservicenummer, landnummer, rijbewijsnummer, DEA-nummer, paspoortnummer, enz.)
  • Rekeningnummers bij financiële instellingen, betalingsgegevens, of creditcard- of betaalkaartnummers
  • Identificatie- of polisnummer van zorgverzekeringen
  • Informatie afgeleid van kredietrapporten of achtergrondcontroles
  • Informatie over lichamelijke of psychische gezondheid, gezondheidsstatus, medische geschiedenis of medische behandelingen of diagnoses door een zorgverlener
  • Meisjesnaam moeder
  • Rx-/Receptnummer
  • Biometrische informatie (vingerafdrukken, irisscans) en
  • Genetische gegevens

- 3 -

"Derde Partij" is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of enig andere instantie dan Agenten, Geassocieerden, Gegevenssubjecten of Mars.

Verwerking en kennisgeving

Mars spant zich in om Persoonsgegevens op een redelijke en wettige wijze voor relevante, passende doeleinden te Verwerken.

Via dit Beleid stelt Mars alle toepasselijke Gegevenssubjecten in kennis van (a) de doeleinden waarvoor Persoonsgegevens worden Verwerkt, (b) de categorieën van Derde Partijen aan wie Persoonsgegevens worden bekendgemaakt en (c) de rechten en verplichtingen volgens dit Beleid van de betroffen Gegevenssubjecten.

Mars geeft ook een dergelijke kennisgeving af (1) wanneer Mars Persoonsgegevens verzamelt, (2) wanneer Persoonsgegevens worden Verwerkt voor een ander doel dan het oorspronkelijke of een doel dat aansluitend door het Gegevenssubject is goedgekeurd en (3) op verzoek van de Medewerker.

Soorten verzamelde gegevens

De soorten Persoonsgegevens die Mars kan Verwerken zijn onder andere: naam, leeftijd, adres en contactgegevens; opleiding, professionele kwalificaties en trainingsgegevens; arbeidsgegevens, arbeidsverleden en loopbaangeschiedenis; salaris en arbeidsvoorwaarden; familie, levensstijl en sociale en gezinsomstandigheden; financiële gegevens; lichamelijke of geestelijke gezondheid of conditie; ras of etnische afkomst; standpunten en meningen; religieuze of andere overtuigingen van een soortgelijke aard en vakbondslidmaatschap. Deze informatie wordt rechtstreeks van Gegevenssubjecten verzameld, evenals van Derde Partijen die toestemming van Gegevenssubjecten hebben om dergelijke Persoonsgegevens te verstrekken en uit publiek toegankelijke bronnen.

Doeleinden waarvoor Persoonsgegevens worden Verwerkt

De doeleinden waarvoor Mars Persoonsgegevens Verwerkt zijn onder andere werving, werkplanning en management, het afleiden van operationele inzichten, beoordeling, promotie, training, loopbaanontwikkeling, beloning en andere arbeidsvoorwaarden, gezondheid en veiligheid, levens-, gezondheids- en zorgverzekeringen, beheer van pensioenrechten, opvolgingsplanning en talentbeheerinitiatieven, disciplinaire procedures, naleving van wetgeving en bedrijfsbeleid, overdracht, herplaatsing, referenties, rapporten aan potentiële werkgevers, planning van bedrijfscontrole en besluitvorming, audit, fusies en overnames, administratieve en beveiligingsfuncties, legitieme gegevensanalyse met als doel de beveiliging van de IT-systemen te waarborgen en om te voldoen aan wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften en het beveiligingsbeleid van Mars, personeelsbeheer, het verdedigen tegen of het instellen van rechtsvorderingen.

Juridische gronden waarvoor Persoonsgegevens worden Verwerkt

Mars verwerkt persoonsgegevens voor legitieme zakelijke activiteiten en om ervoor te zorgen dat Mars zijn verplichtingen kan nakomen jegens Gegevenssubjecten gerelateerd

- 4 -

aan hun dienstverband of betrokkenheid, of, met betrekking tot familieleden, hun relatie met een medewerker.

Mars kan verplicht zijn toestemming te verkrijgen voor het Verwerken van Persoonsgegevens volgens de van toepassing zijnde wetten (bijv. voor het Verwerken van Gevoelige Gegevens). Gegevenssubjecten hebben het recht om toestemming voor dergelijke Verwerking in te trekken, maar enige intrekking van toestemming oefent geen invloed uit op de rechtmatigheid van de Verwerking van Persoonsgegevens door Mars tot aan het punt waarop de toestemming is ingetrokken of waarbij Mars een andere legitieme basis heeft onder de toepasselijke wet voor het Verwerken van Persoonsgegevens (d.w.z. waar wettelijk vereist, voor de legitieme zakelijke belangen van Mars of voor de doeleinden in verband met de vervulling van een contractuele verplichting, zoals een arbeidscontract).

Keuze

Mars biedt elke Medewerker de mogelijkheid om de toestemming voor Mars om Persoonsgegevens te Verwerken voor een ander doel dan het oorspronkelijke waarvoor de toestemming is verstrekt of een doel dat aansluitend door de Medewerker of een Gezinslid is goedgekeurd, in voorkomend geval, in te trekken.

Mars zal Persoonsgegevens die worden ontvangen in verband met de arbeidsverhouding alleen gebruiken voor arbeidsgerelateerde doeleinden (bijvoorbeeld belasting, salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden). Indien Mars Persoonsgegevens van een Medewerker gebruikt voor enig ander doel (met toestemming van de Medewerker, indien vereist door de van toepassing zijnde wet) (bijv. in verband met het verstrekken van arbeidsvoorwaarden zoals kortingsclubs, liefdadigheidsorganisaties, lidmaatschap van fitnessclubs), zal Mars de Medewerker de gelegenheid geven om dergelijk gebruik uit te sluiten.

Medewerkers kunnen hun toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@effem.com.

Voorafgaand aan het bekendmaken van Gevoelige Gegevens aan een Derde Partij en voorafgaand aan het Verwerken van Gevoelige Gegevens voor een ander doel dan het oorspronkelijke of een doel dat aansluitend door de Medewerker is goedgekeurd, zal Mars voor elke dergelijke Medewerker uitdrukkelijke instemming verkrijgen.

Gegevenssubjecten kunnen vragen stellen aan de Global Privacy Officer door een e-mail te sturen naar privacy@effem.com.

Bekendmaking en verdere overdracht

Mars waardeert de bescherming van Persoonsgegevens en verzoekt de medewerking van alle Gegevenssubjecten. Mars beperkt de toegang tot Persoonsgegevens tot Gegevenssubjecten of Agenten die een legitieme zakelijke behoefte hebben aan dergelijke toegang. Als wereldwijde organisatie is Mars voornemens om Persoonsgegevens van Gegevenssubjecten of Agenten over grenzen heen over te dragen. Mars gebruikt voornamelijk de standaard contractuele clausules van de Europese Unie voor de overdracht van gegevens vanuit de Europese Unie naar landen buiten de Europese Economische

- 5 -

Ruimte. Mars gebruikt ook het EU-VS-privacyschildkader voor gegevensoverdracht tussen de EU en de VS.

Onze toewijding aan de bescherming van privacy

Mars US en haar beheerde Amerikaanse dochterondernemingen (zie lijst met gedekte Amerikaanse Mars-entiteiten en dochterondernemingen hier) nemen deel aan de EU-VS-privacyschildstructuur en de Zwitserse-VS- privacyschildstructuur en hebben bij het Ministerie van Economische Zaken gecertificeerd dat we zijn toegewijd aan de privacyschildprincipes bij de verwerking van alle Persoonsgegevens overgebracht vanuit de Europese Unie en Zwitserland naar de Verenigde Staten. Mars blijft verantwoordelijk en aansprakelijk volgens de principes van het privacyschild indien derden die zij vraagt de Persoonsgegevens namens haar te Verwerken dit doen op een wijze die niet in overeenstemming is met de privacyschildbeginselen, tenzij Mars bewijst dat zij niet verantwoordelijk is voor de gebeurtenis waaruit de schade is ontstaan. In bepaalde situaties kan Mars verplicht zijn om Persoonsgegevens bekend te maken op grond van wettelijke verzoeken van overheidsinstanties, waaronder bij het voldoen aan nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten. We moedigen Gegevenssubjecten uit de EU en Zwitserland aan contact met ons op te nemen via privacy@effem.com mochten zij een aan het Privacyschild verwante klacht of vraag hebben. Voor klachten die niet rechtstreeks met ons kunnen worden opgelost, hebben we ervoor gekozen samen te werken met het panel dat door de European Data Protection Authorities (DPAs) en de Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) is opgericht. Onder bepaalde omstandigheden geeft het privacyschild de betroffen personen het recht om een bindende arbitrage in te schakelen om klachten op te lossen die niet op andere wijze kunnen worden opgelost. Mars US is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Amerikaanse Federal Trade Commission (FTC). Als er een conflict bestaat tussen de voorwaarden in deze Privacyverklaring en de Privacyschildprincipes, zijn de Privacyschildprincipes leidend. Voor meer informatie over het privacyschildprogramma en om onze certificering in te zien, ga je naar www.privacyshield.gov.

Derde Partijen aan wie Persoonsgegevens worden bekendgemaakt

Mars maakt Persoonsgegevens bekend aan bevoegde personen die voldoen aan de vereisten van dit Beleid en waar Mars toestemming heeft of verplicht is dit te doen volgens de van toepassing zijnde wetten.

Mars kan bekendmakingen doen aan: Agenten, zakenpartners en andere professionele adviseurs; overheids- en regelgevende instanties; huidige, vroegere of toekomstige werkgevers; onderwijs- en opleidingsinstellingen en onderzoeksinstanties; uitzend- en wervingsbureaus; financiële organisaties en adviseurs; en leveranciers van goederen of diensten. Externe verzoeken voor arbeidsgegevens of -prestaties van een huidige of ontslagen Medewerker worden zonder uitzondering doorverwezen naar en in behandeling genomen door P&O. Indien het verzoek voor arbeids- of andere contractuele gegevens afkomstig is van een overheidsinstantie, zal een P&O-vertegenwoordiger of de Global Privacy Officer van Mars de legitimatiegegevens van de vertegenwoordiger van de overheidsinstantie verifiëren alvorens informatie over een huidige of ontslagen Medewerker wordt vrijgegeven.

- 6 -

Mars zal Persoonsgegevens niet bekendmaken aan Derde Partijen voor marketingdoeleinden zonder de uitdrukkelijke toestemming van het Gegevenssubject.

Garanties betreffende Derde Partijen

Mars kan persoonsgegevens anders dan van medewerkers of agenten op grond van een overeenkomst bekendmaken voor een legitieme zakelijke behoefte, zoals wordt vereist door de wet of een juridische procedure, of voor een ander wettig doel (bijv. samenwerking met lokale rechtshandhavingsinstanties). Indien de lokale wetgeving een schriftelijke overeenkomst vereist voor de overdracht van Persoonsgegevens aan een Derde Partij, zal Mars voldoen aan deze lokale wetgeving.

Mars vereist dat Agenten en Derde Partijen aan wie Mars Persoonsgegevens bekendmaakt voor het verlenen van diensten zich inspannen om de privacy en veiligheid van Persoonsgegevens te beschermen en dat ze zich onthouden van elk gebruik of verdere bekendmaking dat/die niet door Mars is goedgekeurd. Mars zal ervoor zorgen dat Agenten en Derde Partijen die Persoonsgegevens ontvangen (1) ermee instemmen zich te houden aan dit Beleid, (2) zich houden aan regels voor grensoverschrijdende gegevensoverdracht, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") en een van de adequate mechanismen voor de grensoverschrijdende overdracht van gegevens, of (3) een schriftelijke overeenkomst aangaan die vereist dat de ontvanger van Persoonsgegevens een vergelijkbaar beschermingsniveau biedt zoals wordt vereist door dit Beleid.

Juistheid, toegang, correctie en verwijdering

Mars neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens juist, volledig en actueel zijn. Indien Mars Persoonsgegevens aanhoudt in een gestructureerd archiefsysteem of database, biedt zij Gegevenssubjecten een redelijke gelegenheid om de Persoonsgegevens of andere informatie die op hen betrekking heeft te inspecteren en om informatie toe te voegen, te corrigeren of onjuiste informatie te verwijderen, naar gelang het geval, onder voorbehoud van bepaalde uitzonderingen waar toegang kan worden geweigerd krachtens de van toepassing zijnde wet of waar toegang niet gepast is.

Alle Gegevenssubjecten dienen hun informatie onmiddellijk bij te werken wanneer hun Persoonsgegevens veranderen. Medewerkers dienen contact op te nemen met hun lokale P&O-vertegenwoordiger voor assistentie. Waar van toepassing kan een Gegevenssubject bezwaar maken tegen Verwerking, Mars verzoeken om de Verwerking van zijn of haar Persoonsgegevens te beperken, een kopie van zijn of haar Persoonsgegevens verzoeken, of verzoeken dat een kopie van zijn of haar Persoonsgegevens aan een derde wordt overgedragen.

Beveiliging

Mars neemt redelijke voorzorgsmaatregelen om Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging en vernietiging. Deze voorzorgsmaatregelen omvatten wachtwoordbeveiliging voor online informatiesystemen en beperkte toegang tot Persoonsgegevens die door P&O worden verwerkt. Mars kan

- 7 -

verschillende beveiligingsniveaus toewijzen aan verschillende soorten Persoonsgegevens, met passende bijbehorende beveiligingsmaatregelen.

Bewaring

Persoonsgegevens worden slechts in actieve bestanden of systemen bewaard zolang als nodig is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of volgens een contractuele overeenkomst, wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen, of, indien van toepassing, gedurende de toepasselijke verjaringstermijn.

Zelfevaluatie

Mars US hanteert een zelfbeoordelingsaanpak om de naleving van dit Beleid te waarborgen en verifieert periodiek dat het Beleid juist, volledig, prominent weergegeven, volledig geïmplementeerd, toegankelijk en in overeenstemming met de van toepassing zijnde gegevensbeschermingswetten is. Mars hanteert procedures voor het trainen van werknemers in de uitvoering van het Beleid en heeft interne procedures voor het periodiek uitvoeren van objectieve beoordelingen van de naleving van dit Beleid.

Klachten

Een Gegevenssubject die van mening is dat Mars zich niet aan dit Beleid of de van toepassing zijnde gegevensbeschermingswetten houdt met betrekking tot zijn of haar Persoonsgegevens kan contact opnemen met zijn of haar lokale P&O of vertegenwoordiger bij een van de kantoren van Mars om een klacht in te dienen, om een verzoek tot toegang, bijwerking, verwijdering, overdraagbaarheid of Verwerkingsbeperking in te dienen, of om enige andere kwestie voortvloeiende uit dit Beleid te melden. Klachten van personen kunnen ook aan de Global Privacy Officer worden gericht en per e-mail worden verstuurd naar privacy@effem.com.

Alle klachten en verzoeken die op grond van dit Beleid worden ingediend worden tijdig beoordeeld. Indien klachten van een Medewerker niet kunnen worden opgelost door het lokale P&O-bureau, dient de Medewerker zijn of haar klacht schriftelijk in te dienen bij de Global Privacy Officer.

Indien een persoon die een klacht indient van mening is dat deze niet naar zijn of haar tevredenheid is opgelost door de Globale Privacy Officer, kan deze persoon contact opnemen met de betreffende lokale gegevensbeschermingsautoriteit of andere lokale overheidsinstanties verantwoordelijk voor de privacy en beveiliging van Persoonlijke Gegevens ("GBA") voor een oplossing.

Mars verplicht zich te houden aan alle wettelijke adviezen die door de GBA worden gegeven, indien en wanneer de GBA het redelijke standpunt inneemt dat Mars specifieke maatregelen moet nemen om te voldoen aan van toepassing zijnde Mars zal aan de GBA schriftelijk bevestigen dat een dergelijke actie is ondernomen.

Wijziging

- 8 -

Mars kan dit Beleid van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen in het Beleid worden beoordeeld en goedgekeurd door de Global Privacy Officer. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen aan dit Beleid, zullen we de "Ingangsdatum" onder aan dit Beleid herzien. Indien wij belangrijke wijzigingen aanbrengen, zullen wij de Gegevenssubjecten via e-mail en/of andere online/offline methoden daarvan in kennis stellen.

Contact

Gelieve alle vragen betreffende dit Beleid te richten aan de Global Privacy Officer van Mars, Evie Kyriakides, of per e-mail te sturen naar privacy@effem.com.

Kennisgeving

In overeenstemming met het verantwoordelijkheidsbeginsel wordt gevraagd mogelijke overtredingen van dit Beleid onmiddellijk te melden. Medewerkers dienen onmiddellijk hun lijnmanager op de hoogte te stellen, die vervolgens P&O of de lokale juridisch vertegenwoordiger van Mars op de hoogte stelt.

Compliance

Alle medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens zijn verplicht zich te houden aan dit Beleid. Overtreding van dit Beleid kan leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag in overeenstemming met de plaatselijk geldende wetten.

Ingangsdatum: Juli 2017

Controleer uw mailbox.

U moet het e-mailbericht dat wij zojuist naar u hebben toegestuurd bevestigen om in te kunnen loggen op Connect.